L’e-facturation a le vent en poupe

dans Technologie / par / le 15 mai 2012 à 11 h 30 min /
D’après le CFO Barometer mené à l’initiative de CFO Magazine et d’Ernst & Young auprès d’un échantillon représentatif de directeurs financiers belges dans des moyennes et grandes entreprises, 36% des sociétés belges pratiquent d’ores et déjà la facturation électronique. Par ailleurs, 35% supplémentaires projettent de l’instaurer dans les deux ans à venir.

La nouvelle réglementation européenne sur l’e‑invoicing a incontestablement joué un rôle favorable en assouplissant les recommandations en matière de TVA et les règles relatives aux formats électroniques et aux systèmes imposés. Pour les entreprises, le défi est aujourd’hui de convaincre les clients et les fournisseurs des avantages mutuels de la facturation électronique. La Belgique compterait parmi les meilleurs élèves de la classe européenne, la moyenne européenne se situe entre 20 et 30%.

Selon le baromètre, le choix des entreprises belges est fondé sur trois raisons: l’augmentation de l’efficacité, la diminution des coûts et la réduction de l’empreinte écologique. « La réflexion des entreprises ne se limite pas à la recherche d’économies de coûts en situation de crise, précise Marc Joostens, associé chez Ernst & Young, qui dirige le centre d’excellence pour la facturation électronique au sein de la structure EMEIA. Leur approche est beaucoup plus positive, et axée sur l’amélioration et l’automatisation des processus. D’autre part, le renforcement du contrôle du processus de facturation et l’efficacité de l’archivage influencent clairement leur choix. »
« Le rendement d’un investissement dans la facturation électronique reste néanmoins un sujet délicat pour les CFO ‘obsédés’ par les chiffres », affirme Sarah Heuninck, rédactrice en chef de CFO Magazine. Pour un quart des entrepreneurs interrogés, l’investissement est rentabilisé assez rapidement. Si l’horizon temporel du return on investment dépend inévitablement du contexte, il est généralement possible de rentabiliser la facturation électronique dans un délai de trois ans, voire un an dans certains cas. Singulièrement, près de 31% des CFO interrogés avouent ne pas savoir si leur investissement est rentabilisé. Il est pourtant essentiel qu’ils adoptent une approche réfléchie et méthodique. « Souvent, la vue d’ensemble est négligée au profit d’une vision assez fragmentée, ce qui entraîne des retards importants dans l’analyse et la mise en œuvre de la facturation électronique. Le plus souvent, une réflexion approfondie permet de cerner rapidement les avantages », explique Marc Joostens.

« Il faut l’admettre, il n’est pas toujours évident de calculer le ROI en pratique, ajoute Sarah Heuninck. Les choses sont relativement simples pour les factures clients mais il n’en va pas de même pour les factures fournisseurs car il faut effectuer plusieurs analyses. » Ce qui explique peut-être la différence relative dans l’utilisation de la facturation électronique: sur les entreprises qui ont opté pour la facturation électronique, 72% y ont recours pour la facturation clients et seulement 58% pour la facturation fournisseurs.

Une nouvelle directive?

Bien que l’Union européenne cherche depuis longtemps à encourager la facturation électronique, la législation existante ne permettait pas d’atteindre le but recherché. Ainsi, il est apparu que les entreprises parvenaient difficilement à maîtriser la situation en raison de la multiplicité et, parfois, de la rigidité des obligations à respecter, a fortiori dans un contexte international. Une nouvelle directive, qui doit être transposée pour le 1er janvier 2013, crée un cadre plus souple qui devrait permettre de dissiper de nombreux doutes. Marc Joostens la considère comme « un nouveau catalyseur potentiel en vue d’une percée définitive de la facturation électronique… à condition que les États membres ne l’interprètent pas chacun d’une manière différente. »

Le succès de la facturation électronique dépendra dans une large mesure de l’entente entre les entreprises et l’administration fiscale. Sur ce plan, les entreprises devront veiller à mettre en place des processus et des contrôles internes performants, offrant les garanties nécessaires en termes d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des factures. Chaque entreprise (avec ou sans aide extérieure) sera responsable de la transparence du processus de facturation dans son ensemble. En cas de contrôle par l’administration fiscale, l’entreprise devra pouvoir prouver qu’il ne s’agit pas de factures fictives en documentant, par exemple, la procédure de facturation et d’archivage. D’après le CFO Barometer, 35,4% des entreprises misent déjà sur la sécurité et font appel à un conseiller externe pour vérifier la conformité de leur processus de facturation électronique par rapport aux règles de la TVA.

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